Qu’il s’agisse d’agrafes, de bloc-notes, de stylos ou encore de tampons encreurs, les fournitures de bureau représentent un poste de dépense non négligeable. Cependant, il est possible de réaliser des économies sur ces dernières. La question de l’approvisionnement en fournitures est un sujet qui peut bien souvent poser problème en matière de dépenses. Nous allons voir ensemble aujourd’hui comment procéder pour réduire ces coûts sur les fournitures d’entreprise.

Centraliser les achats pour une demande groupée

Dans un premier temps, il est primordial de faire un état des lieux de votre stock actuel et définir ce dont vous avez réellement besoin. Plutôt que de laisser chaque service commander à sa guise ce dont il a besoin, nous vous recommandons d’adopter la méthode qui suit : indiquer à chaque responsable de secteur de tenir un simple classeur Excel dans lequel il renseignera les fournitures dont il a besoin. Ceci vous permettra par la suite d’effectuer une commande globale et ainsi repartir les fournitures de bureau dans les différents services.

Faire jouer la concurrence ! + tri avec fournisseurs

Ne vous jetez par sur le premier fournisseur que vous trouvez car ses prix vous semblent acceptables. Effectuez toujours, et ce pour toutes vos démarches d’achat, une étude concurrentielle du marché. Choisir deux fournisseurs différents sera déjà un bon début afin d’appréhender les prix actuels. Par ailleurs, assurez vous bien du sérieux du partenaire que vous choisirez. En effet, ce dernier doit être en mesure de vous fournir des garanties en cas de produits livrés non conformes par exemple, ou encore assurer le remplacement en cas de matériel défectueux.

Utiliser le moins de papier possible

S’il y avait un seul conseil à retenir, ce serait bel et bien celui-ci : essayez du mieux que vous pouvez de tendre vers une politique de fournitures de bureau utilisant le moins de papier possible. En plus de réduire votre empreinte écologique, vous réduirez également vos dépenses liées à l’impression : achat d’imprimantes et leur maintenance, cartouches d’encre, etc. Par ailleurs, posséder vos documents internes numériquement plutôt que sur papier sera également un avantage : toutes les personnes concernées par un fichier pourront y accéder plus simplement. Si toutefois vous ne pouvez pas vous passer complètement de l’utilisation de papier, veillez dans ce cas à vous approvisionner avec du papier recyclé ou encore acheter du papier au grammage fin, ce qui réduira également votre impact écologique.

Responsabiliser les salariés

Enfin, il est indispensable de responsabiliser vos employés et d’éduquer les mentalités en ce qui concerne la consommation des fournitures de bureau. En effet, il n’est pas rare de voir certains salariés imprimer un document sous prétexte qu’il est plus aisé de lire sur papier que sur écran : le type de comportement à éviter à tout prix si vous ne souhaitez pas voir votre facture de fournitures de bureau exploser !